Informe: Las oficinas de hoy no son las de antes: se imponen las grandes áreas y pierden espacio los "despachos"

Nota de IProfersional

En la actualidad, se aprecia cómo se ha ido afianzando la tendencia a priorizar los espacios comunes por sobre la instalación de despachos privados, un símbolo clásico de poder. Las empresas buscan, más que el control presencial del empleado, la obtención de resultados apoyándose en la tecnología

En la actualidad, como resultado del avance de las tecnologías de la información y comunicación, de modalidades tales como el teletrabajo, del aumento en el precio del m2, la necesidad de optimizar recursos materiales y también humanos -recurriendo, para ello, a perfiles multitask- entre otras razones, se advierte cómo las empresas han ido modificando el layout de sus establecimientos dando mayor relevancia a los espacios comunes por sobre los clásicos despachos privados.

Es así como las cómodas oficinas, ocupadas por altos ejecutivos, han ido reduciendo su superficie para dar forma a ambientes donde los empleados interactúan continuamente unos con otros, trabajan en equipo y comparten el lugar físico destinado a desarrollar las tareas asignadas.

Sin embargo, esto no siempre fue así. Antes, por ejemplo, no era común encontrar en las empresas zonas de esparcimiento para ser utilizadas por el personal, algo que fue introduciéndose poco a poco de la mano de las multinacionales.

Tampoco era concebible el concepto de "puestos de trabajo", en los que los dependientes que los utilizan no son siempre los mismos sino que van rotando porque esos lugares son usados cuando se necesitan por quienes los precisan, como puede pasar con los vendedores de una compañía para atender o asesorar a ciertos clientes, ya que están más tiempo fuera de la empresa que en sus instalaciones.

En este contexto, la Argentina no es ajena a este fenómeno. Cada vez más firmas apuestan al "rediseño" de los ambientes de trabajo con el fin de favorecer la productividad, mejorar el clima laboral, fomentar una mejor comunicación en la organización y atender, entre otros aspectos, a la realidad actual que exige aprovechar cada vez mejor los recursos con el propósito de ser más competitivos.

Es así como se advierte un viraje, desde un modelo en el que se priorizaba el control presencial a otra modalidad de trabajo en la que dicho control está más vinculado con la obtención de resultados que con la simple presencia del empleado y la simbología organizacional, donde el poder estaba asociado al lugar físico asignado en la compañía.

Rememorando viejos tiempos

A principios de siglo XIX, en el Reino Unido, la mayor parte de los lugares de trabajo se localizaba en un sótano húmedo o en áticos con corrientes de aire.

Pero, a medida que fueron pasando los años, comenzaron a aparecer salas gigantescas que giraban en torno a algo nuevo: el poder. Aquellos que lo tenían recibían un despacho privado y los que no permanecían en un sitio abierto.

El primer edificio de oficinas moderno fue el de la Larkin Administration, inaugurado en 1906 en Nueva York. Diseñado por Frank Lloyd Wright, estaba basado en el plano de una fábrica, con un atrio gigante y muy pocas paredes.

"Wright estaba interesado en crear grandes ambientes al estilo de las catedrales por motivos estéticos", explicó a BBC Mundo Jeremy Myerson, profesor de diseño del Royal College of Art.

"Pero, en realidad, era muy útil para los directivos, porque no tener divisiones significaba que podían supervisar a los trabajadores y vigilarlos. Se trataba de ejercer el control", agregó.

En estas instalaciones se prohibía hablar y en las paredes se escribían frases motivacionales del estilo "El trabajo honesto no necesita patrón", que funcionaban como una versión temprana de los eslóganes modernos en los que se fomenta el trabajo en equipo.

Estrategias de poder

Entre quienes tenían la suerte de tener despachos privados, también había maneras de aplicar la jerarquía. En el borde, donde estaban las ventanas, se sentaban los directivos. Cuanto más importante el puesto, mejor la vista.

"En una empresa típica, al jefe le dan el mejor lugar. Las oficinas de sus subordinados se ramifican desde la esquina en un nivel descendiente según el rango. Estar cerca de los poderosos es una prueba de estatus", escribió el crítico social estadounidense, Vance Packard, en 1959.

E hizo una distinción aún más puntual: "Los escritorios también están típicamente divididos por rango. La madera caoba supera al nogal, y el nogal supera al roble".

Pero no sólo es cuestión de tamaño. Los directivos verdaderamente importantes tenían oficinas más caseras, para distanciarlas de cualquier señal real de trabajo.

Y el objetivo de los despachos no era sólo impresionar a las visitas, sino también ponerlas en una ligera desventaja.

Un directivo le explicó así el diseño de su despacho al experto en eficacia, Lee Galloway, en 1913: "Cuando un vendedor llega, le pido que se siente de frente a la ventana. Como la luz le da directamente en la cara, puedo interpretar los mensajes sutiles de sus ojos y su expresión facial".

El magnate de Hollywood, Harry Cohn, insistía en mantener su enorme mesa semicircular sobre una plataforma a 9 metros exactos de la puerta. "Para el momento en que llegan a mi mesa", dijo, "están vencidos".

Por su parte, Lord Weinstock, presidente de la empresa General Electric en los años 80, se sentaba bajo una inmensa luz sobre su despacho, mientras que quienes se ubicaban frente a él estaban en plena oscuridad. 

Espacio único para todos

La estrategia opuesta era desmantelar los despachos por completo y hacer que el jefe trabajara con los demás. "El sistema de espacio abierto era muy útil para los directivos, porque el no tener paredes significaba que podían supervisar a los trabajadores", aseguró Myerson.

En la década de los 60, los alemanes fueron pioneros en esta idea como parte de una reacción general en contra de la jerarquía. El nuevo movimiento se llamaba Burolandschaft, que significa paisaje de oficina.

Se eliminaron las disposiciones reglamentadas y el silencio obligatorio, y llegaron numerosas macetas con plantas y la novedad de que todos podían hablar con todos. 

En la década de los 60, Herman Miller, fabricante de mobiliario, contrató a un profesor de bellas artes llamado Robert Propst para que, cuaderno en mano, fuera haciéndole preguntas a miles de trabajadores de oficina.

Las preguntas de la encuesta eran del tipo: "¿Qué porcentaje de su jornada laboral pasa en las siguientes posturas: sentado/de pie/caminando/en posición supina/durmiendo/otra?" y "¿puede dormir una siesta en su espacio de trabajo sin pasar vergüenza?".

En los resultados quedó de manifiesto que este tipo de instalaciones son, en general, ruidosas y distractoras.

Más aún, un estudio de 2009 publicado en la revista de salud Asia-Pacific Journal of Health Management constató que el 90% de los estudios sobre oficinas de espacio abierto las asociaba con problemas de salud como el estrés y una alta presión arterial. 

Lo paradójico es que en las primeras salas de trabajo de espacios abiertos se suponía que la gente iba a hablar lo menos posible por estar bajo la vigilancia constante del jefe, ahora la premisa es comunicarse los unos con los otros constantemente. 

El fenómeno en Argentina

Las oficinas argentinas no se quedan atrás de esta tendencia de diseño que impulsa y propone significativos cambios en los espacios corporativos.

Y lo que hace unos años empezó como una "moda" entre las compañías tecnológicas y las "puntocom", con Google como precursora de espacios de trabajo de lo más variados e, incluso, insólitos, se está trasladando a cada vez más industrias del mercado.

Multinacionales de consumo masivo, compañías químicas, bancos y financieras, aseguradoras, firmas de consultoría, telefónicas y petroleras, entre otras, se están contagiando del nuevo estilo y flexibilizando sus espacios.

Pero, ¿qué lleva a las organizaciones a cambiar sus instalaciones? De acuerdo a los expertos consultados por iProfesional, son varios los motivos que confluyen en la decisión de un rediseño corporativo:

- La escasa disponibilidad de oficinas, para llevar adelante una mudanza en el corto plazo, en caso que un aumento de la dotación así lo requiera.

- El incremento de los valores del m2 (sobre todo en barrios de Capital como Puerto Madero y en la zona norte del Gran Buenos Aires) tanto para alquilar como para mantener.

- La mayor movilidad del personal.

- El aumento de la cantidad de empleados que, gracias a la tecnología, cuenta con la posibilidad de realizar teletrabajo, y cuyos espacios fijos pueden ser aprovechados con otras funcionalidades.

- Las demandas de la Generación Y, a la que tanto necesitan "conquistar" y retener, respecto a espacios que faciliten la comunicación y la creatividad.

- Una mayor conciencia acerca de la importancia de brindar bienestar al personal.

- La necesidad de comunicar, por nuevos medios y de manera constante, los valores de la organización.

- Relaciones más horizontales entre los colaboradores.

- El fuerte impacto en el clima laboral y en la productividad.

"La tecnología está sacando a las personas de sus escritorios. Ya no precisan sentarse allí para contar con sus elementos de trabajo. Como consecuencia, hoy las organizaciones no necesitan conectar muebles entre sí sino personas", remarcó Víctor Feingold, presidente de Contract, firma dedicada a la arquitectura corporativa que hizo proyectos para Google, Basf, BGH, Chandon, Dow, Mercado Libre, Nextel, Techint, Visa, Motorola, Samsung, Du Pont y Syngenta, entre otras.

Además, apuntó Feingold, dado que el trabajo se lleva a cabo cada vez más en equipos, la gente necesita encontrarse con sus pares e intercambiar ideas en ambientes laborales más relajados.

"Los escritorios vacíos son hoy una postal típica de las oficinas, porque los empleados están en otros lados, en reuniones, afuera, visitando clientes. Las que están colapsadas, en cambio, son las salas de reunión", compara el líder de Contract.

Por estos motivos, se necesitan cada vez menos puestos fijos y más lugares comunes que favorezcan los encuentros cara a cara y espontáneos, y que posibiliten e incrementen la comunicación por fuera de la red.

A su vez, Feingold sugirió no pasar por alto que los integrantes de la Generación Y se conectan de una manera horizontal, como pares, escapándole a relaciones jerárquicas o verticales.

En este sentido, Maria Cristóbal, directora de Buenos Aires Planning (BAP) y presidenta de la Sociedad de Facility Management, comentó que existen conceptos que están definitivamente adoptados en el mundo corporativo.

¿Un ejemplo? Los espacios de reuniones informales y abiertos -en los que los empleados se pueden conectar y trabajar con sus notebooks- que llegaron para reemplazar a las salas tradicionales.

"Las oficinas se están pareciendo cada vez más al ambiente de una casa, con áreas de relax y esparcimiento que, en muchos casos, son similares", afirmó la responsable de la firma de planeamiento y reingeniería inmobiliaria que estuvo a cargo del rediseño de las instalaciones del banco Supervielle y de la desarrolladora de videojuegos Vostu.

De acuerdo a la especialista, un pedido común de sus clientes es el diseño de espacios físicos que "vendan" y sean atractivos a los ojos del personal.

Y, desde Contract, Feingold, añadió: "Las oficinas comunican los valores de la empresa, su cultura y sus formas de trabajo. Y su diseño contribuye 100% al éxito de la compañía, da cuenta de cómo es, habla de ella".