No importa el tipo ni el tamaño de la organización en la que trabaje, siempre habrá encuentros y la mayoría de ellos improductivos. Pero, ¿por qué?
Patrick Lencioni, autor de "Reuniones que matan (Empresa Activa)", comenta que "el problema es la tendencia a incorporar todas las cuestiones pendientes de debate en la misma cita".
El resultado, señala a Expansión, es que los equipos divagan y no se obtienen propuestas eficaces.
En tanto, Ignacio Ríos, socio de Bain & Company, explica al diario español que "la falta de planificación sobre el objetivo del encuentro lo único que consigue es ralentizar los procesos."
Según su visión, "hay que centrar los puntos a tratar, definir quién debe asistir y, sobre todo, evitar que acudan personas que no tienen la capacidad de decisión en el asunto que se va a tratar".
Para estos dos expertos consultados por Expansión, una solución es organizar cuatro reuniones distintas que atienden a diferentes finalidades:
Repaso diario. Es una de las reuniones más eficaces que existen. Requiere que los miembros del equipo se junten -incluso de pie- al inicio de la jornada y en tan sólo cinco minutos informen a los demás de las actividades que van a realizar ese día.
La finalidad es ayudar a los profesionales a establecer prioridades y pasar a la acción. Es un foro rápido para asegurarse de que no falla nada y de que nadie pisa el terreno de otro; pero no es el momento de divagar ni plantear problemas. Para que sea efectiva es importante que se convierta en una rutina.
Táctica semanal. En ella se abordan cuestiones de interés inmediato. Debería durar entre 45 y 90 minutos. El objetivo es identificar los problemas y eliminarlos, pero no entrar en cuestiones estratégicas.
Debe comenzar con una ronda relámpago en la que cada participante expone dos o tres prioridades que precisen una atención inmediata. Después llega el momento de exponer, con datos e información concreta, los avances alcanzados. Por último, se diseña una agenda de trabajo a partir de las tareas en las que cada profesional está inmerso.
Estrategia mensual. Es la cita en la que se analizan, debaten y deciden cuestiones trascendentales que incidirán de manera directa en el negocio.
Para que sean efectivas es esencial que sean periódicas y que no se debatan más de dos o tres asuntos. La preparación previa es inexcusable y la actitud con la que se acude es también muy importante: hay que ir sin miedo al conflicto, con la mente abierta para escuchar y sin temor a enfrascarse en un productivo debate sin filtros.
Repaso trimestral fuera de la oficina. Es una oportunidad para apartarse del día a día y tomar fuerzas. En este entorno se puede analizar mejor el trabajo en su conjunto y buscar retos y acciones a largo plazo. Es el momento de reflexionar y debatir sobre el estado del departamento o de la firma, y de estudiar a la competencia para no quedare atrás.
"Uno de los enemigos a combatir es la falta de concreción. El problema es no saber decidir qué datos son imprescindibles y alargar su exposición alejándose del tema principal. Limitar el tiempo de intervención es una gran ayuda", concluye el matutino.
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