¡Basta de reuniones!

Muy buen artículo publicado en Clarín Empleos y desarrollado por la Lic. Cristina Mejías, donde nos detalla algunos puntos para ordenar las reuniones de trabajo y transformarlas en productivas. Para ponerlo en práctica!!!!.

¡Basta de reuniones!

Un aporte práctico para dejar de seguir “perdiendo tiempo” en reuniones improductivas.

Por: Lic. Cristina Mejías Articulo de Clarin Empleos

Las reuniones en su empresa, ¿Parecen reuniones de consorcio en las que nunca nadie se pone de acuerdo? ¿Son cada vez menos productivas y dan la impresión de no terminar nunca? He aquí diez maneras, que yo suelo aplicar para aprovechar al máximo las reuniones de trabajo.

1.Tener siempre un orden del día con horarios establecidos para cada tema a tratar.
Esto sólo significa asignar determinado tiempo para cada punto del temario. Tal vez sea necesario efectuar algunos retoques al inicio de la reunión en cuanto al tiempo asignado para cada ítem, pero eso es todo. Lo importante es asegurarse de que los participantes se adhieran a los parámetros asignados. ¿Cuál es el beneficio? Todo el mundo sabe exactamente a qué hora va a terminar la reunión, y qué puede llegar a lograrse según el tiempo disponible que se ha dispuesto.

2.Asignar roles.
Algunos de los roles más comunes en las reuniones serían: líder, facilitador, secretario de actas, encargado de cronometrar el tiempo, participante, etc. Estos roles pueden repetirse de reunión en reunión; sin embargo, también es posible ir turnándose. Asegurarse de que cada persona conozca exactamente qué implica cada rol. ¿Cuál es el beneficio? Cuanto más estructurados son los roles, más trabajo se logra llevar a cabo.

3.Asegurarse de distribuir copias del orden del día a todos los participantes por lo menos tres días antes de la reunión.
Esto les dará la oportunidad de recopilar la información correspondiente y también formular preguntas acerca de cualquiera de los temas antes de la reunión. ¿Cuál es el beneficio? Una comisión o equipo más preparado.

4.Generar más participación a través de métodos equitativos.
Esto significa sencillamente que se contemple que todo el mundo haga su aporte o comentario. La idea es que participen todos sin que los demás juzguen u opinen cuando a alguien le toca el turno de expresarse. ¿Cuál es el beneficio? Más aportes distintos resultan en más opciones diferentes.

5.Practicar técnicas para escuchar en forma activa.
Utilizar reflexiones para ver si todo se entendió como corresponde. Muchas discusiones podrían ser más cortas y productivas con solo asegurarse de que todos hicieron el esfuerzo de entender los puntos de vista de otros. ¿Cuál es el beneficio? Comprender mejor los temas álgidos durante la reunión lleva a mejores tomas de decisiones.

6.¿Alguna vez le pasó de estar en una reunión y preguntarse qué estaba haciendo ahí? ¿O, por el contrario, no haber sido invitado a una reunión y preguntarse por qué no fue, si tenía tanto que aportar que podría haber cambiado las decisiones finales?
Siempre hay que pensar si la gente que se cita a una reunión es la adecuada en todo sentido. Hay que asegurarse de que formen parte de esa reunión aquellas personas que realmente tienen que estar ahí. Y, si se diera el caso de que a alguien no le queda en claro por qué se lo citó (o no se lo citó), tomarse algunos minutos para ofrecer algún tipo de contexto a su rol.

7.Emplear listados de control de resultados para evaluar la eficacia de la reunión.
Estos listados deberán utilizarse con cierta periodicidad, por ejemplo en todas las reuniones o cada tres reuniones. Se brinda así al grupo un mecanismo de devolución para evaluar la eficacia de la toma de decisiones, del ambiente en que se desenvuelve el grupo, del liderazgo y otras áreas. Deberá designarse a una persona del equipo para que recopile los resultados y luego brinde un feedback en la próxima reunión. Esta práctica deberá formar parte del orden del día, figurar de manera formal entre los temas a tratar. ¿Cuál es el beneficio? Un mayor nivel de participación y compromiso para con las iniciativas grupales.

8.Fijar fecha, lugar y orden del día para la próxima cita al final de la reunión actual.
Todos tendrán así oportunidad de decidir los ítems de más importancia y la fecha en que habrán de ser tratados. Es imprescindible que todo el mundo vaya a la reunión munido de su agenda calendario para poder programar la cita. ¿Cuál es el beneficio? Se elimina la frustración que implica empezar a llamar después por teléfono a los distintos miembros del equipo, no encontrarlos y dejarles mensaje para luego enterarse de que en determinada fecha no podrán estar presentes, en especial cuando se trata de alguien fundamental para la toma de decisiones.

9.Antes de la reunión, cerciorarse de que la sala a utilizar se encuentre en condiciones.

Un miembro del grupo (por lo general el director, el líder o la persona que se considere que “está a cargo”) deberá controlar si el salón cuenta con la logística correspondiente. Por ejemplo, ¿hay lugar para todos los citados, es por el contrario una habitación demasiado grande, hay suficientes sillas o sillones, es accesible en caso de haber alguien con una discapacidad física, cuenta con los equipos necesarios y estos funcionan correctamente? ¿Cuál es el beneficio? No más demoras debidas a una mala planificación de las instalaciones.

10.Establecer pautas sobre la manera en que habrá de funcionar este grupo de reunión en particular.
Por ejemplo: “Empezar y finalizar a horario”; “Todo el mundo participa”; “Deben respetarse todas las ideas”; “Las decisiones se toman por consenso”, etc. ¿Cuál es el beneficio? Todos tienen en claro cuáles son las normas aceptables y, si la reunión se sale de curso (que es lo que suele pasar), es más fácil reagruparse y retomar lo que es importante.